Документы за проживание в гостинице
Чтобы получить в бухгалтерии предприятия компенсацию за проживание во время командировки, необходимо предоставить чеки или другие подтверждающие документы, которые смогут подтвердить затраты. Сделать это получается не всегда, поскольку некоторые частные гостиницы не выдают таких бумаг. Кроме того, их можно попросту забыть или потерять.
Нередки и другие случаи, когда затраты на командировку значительно превышают официальный отчет, но при этом получить документальное подтверждение этому попросту нереально. Тогда можно прибегнуть к помощи компании, осуществляющей выпуск документов, полностью копирующих официальные.
Какие документы можно изготовить под заказ
Чаще всего в качестве подтверждения используется чек, выписанный за получение определенных услуг. Гостиничные чеки пользуются высокой популярностью, поскольку командированные часто выбирают жилье подешевле, но в бухгалтерии отчитываются, что проживали в гораздо более дорогой гостинице.
Чтобы подтвердить это, необходимо выполнить несколько простых действий:
- Подготовить информацию об отеле или гостинице с более высоким уровнем, в перечень которой входят данные о стоимости номера.
- Указать, в какой период приходилось якобы проживать в этой гостинице.
- Предоставить список дополнительных услуг, которые могли быть использованы с последующей компенсацией через бухгалтерию. Иногда это завтраки от ресторана, находящегося в гостинице, или же плата за пользование бассейном/сауной.
- Указать итоговую сумму, которая должна стоять в чеке.
Специалисты компании найдут все необходимые данные, включая образец оригинального чека, и сделают его полную копию, создав идентичный вариант, но с данными заказчика. Чтобы такой чек выглядел максимально реалистично, и его без дополнительных вопросов приняли в бухгалтерии, специалисты компании добавляют на него реквизиты и действующий QR-код, поэтому распознать копию становится попросту невозможно.
Как оптимизировать затраты на проживание
По условиям некоторых компаний в командировке может оплачиваться лишь узкий спектр услуг, а все остальное должен получать командированный за свой счет. В большинстве случаев это несправедливое требование, поскольку такие расходы напрямую связаны с выполнением корпоративных обязанностей.
Чтобы не давать руководству возможности пользоваться деньгами подчиненных, специалисты предлагают выпуск отчетных документов, которые позволят перекрыть собственные затраты, вписав их в другие статьи расходов, одобренные бухгалтерией. Таким образом, деньги вернутся в полном объеме, что позволит получить больше удовольствия от выполнения своих обязанностей в командировке.
Точно по такому же принципу могут быть подготовлены не только чеки, но и другие бланки, предназначенные для безналичной оплаты. Для этого потребуется также полное предоставление подробной информации со стороны заказчика. Чтобы не упустить ни одну необходимую деталь, составляется специальная опросная форма, через которую и вносятся все критически важные данные. Впоследствии документы изготавливаются на точно таком же оборудовании, как и в гостинице, что еще меньше снижает разницу между копией и оригиналом.