Отчетные документы за проживание в гостинице в Москве
Во время поездки в командировку сотруднику всегда предоставляется возможность проживать в гостинице или отеле за счет компании. Иногда подходящее место оплачивается и заказывается бухгалтерией, в других же случаях работнику приходится это делать самостоятельно, подыскивая отель, внося средства и собственных сбережений. После возвращения он обязан предоставить в бухгалтерию отчетные документы, на основании которых ему будет выплачена компенсация.
Такими документами являются счета или чеки, полученные во время проживания. В них содержится информация обо всех оказанных услугах, а также их стоимости. Чтобы с компенсацией не возникло проблем, вся документация должна соответствовать действующим стандартам.
Если же чеки о проживании в гостинице были испорчены, утеряны или неправильно заполнены, в бухгалтерии могут отказать в возмещении расходов. Чтобы избежать подобного развития ситуации. В случае любых подозрений следует как можно быстрее оформить заказ на дубликат с пользовательскими данными.
Чем может помочь заказной комплект отчетных документов
Существует несколько распространенных ситуаций, при которых командировочные решают заказать документы взамен тех, что были предоставлены им в гостинице:
- Реальные расходы оказались куда выше, но подтвердить их невозможно. Ввиду этого просто вносятся правки в стоимость полученных услуг, чтобы итоговая сумма совпала с потраченной.
- Справка с гостиницы о проживании была повреждена при небрежной перевозке в багаже, из-за чего часть информации стала нечитаемой.
- Чек хранился с нарушением норм, в результате чего он выцвел или потемнел. И не может быть использован в качестве отчетного документа.
- Чек или счет был забыт в гостинице, поэтому предоставить документы не представляется возможным.
Независимо от того, какая причина побудила обратиться в компанию для изготовления дубликата, специалисты подойдут к решению вопроса максимально ответственно.
Как изготавливаются копии чеков и счетов
Чтобы в бухгалтерии не возникло вопросов касательно подлинности документов, весь процесс их создания представляет собой целую цепочку проверок качества:
-
- На первом этапе разрабатывается шаблон с соблюдением действующих стандартов. При этом сотрудник может пользоваться образцом оригинальных документов, выдаваемых именно этой гостиницей, если удастся найти их в сети.
- После этого выполняется пробная печать с использованием специализированного оборудования, включая термопринтеры для чеков. Это позволяет увидеть, насколько естественно выглядит изготовленный чек.
- Если все в порядке, чек передается заказчику, чтобы он мог предоставить его по месту требования. Если нет — вносятся необходимые правки, пока не будет достигнут идеал.
То же самое касается и счетов, оформляемых в соответствии с действующими стандартами. Для них изготавливается специальный бланк, который заполняется от руки или в электронном формате, в зависимости от того, как это делается в выбранной гостинице. Поэтому все документы получаются максимально близкими к оригиналам и без проблем проходят любые проверки, инициированные бухгалтерией.